Meine SharePoint-Notizen

Fr unser unternehmensweites Intranet habe ich nach einer M”glichkeit gesucht, einfach und ohne groáen Aufwand einen RSS-Feed auf der Startseite anzuzeigen. Zuerst habe ich es mit dem mitgelieferten RSS-Webpart versucht, war aber mit dem Ergebnis und besonders mit der Formatierung nicht zufrieden.

Deswegen habe ich im Internet nach anderen M”glichkeiten gesucht und wurde im Blog von George Tsiokos fndig. Er bietet hier einen tollen Service an, der einen RSS-Feed in eine DWP-Datei (fr den DataViewer Webpart) umwandelt. Dies geschieht schnell und die Einbindung der DWP-Datei in Sharepoint ist eigentlich auch sehr einfach. Aber auch hier hat mir die Formatierung des RSS-Feeds nicht gefallen.

Aber zum Glck kann man dies ja gleich im Webpart „ndern. Dazu klickt man -nachdem man die DWP-Datei eingebunden hat und der RSS-Feed angezeigt wird- auf Freigegebenes Webpart bearbeiten und ”ffnet dann den Quelltexteditor. Um die Formatierung zu „ndern, habe ich zwei neue Attribute eingefgt. Der folgende Screeshot zeigt dies an einem Beispiel - die eingefgten Attribute sind gelb hinterlegt. Die hier eingestellte Breite (450px  bzw. 500px) muá natrlich auf die jeweiligen Gegebenheiten (z.B. Breite der Webpart-Zone) angepaát werden.

Per Zufall bin ich ber das neue Buch von Bill English mit dem Titel "Microsoft Office SharePoint Server 2007 – Das Handbuch" gestolpert. Nachdem ich mir die Informationen, die Amazon ber dieses Buch ver”ffentlicht, durchgelesen habe, wurde ich so neugierig, dass ich es mir gleich bestellt habe. Zum Glck dauerte die Lieferung nicht sehr lange und ich habe mich gleich am ersten Abend hingesetzt und etwas darin gelesen. Was soll ich sagen: ich bin begeistert!

In meinem Bro stehen einige Bcher ber Sharepoint – aber das Handbuch von Bill English bekommt seinen Platz direkt auf meinem Schreibtisch. Ich kann nur jedem, der sich mit dem Thema Sharepoint besch„ftigt -sei es ein Anwender, ein Designer, ein Administrator oder ein Entwickler- empfehlen, sich das Buch einmal anzusehen. Jedes Feature von Sharepoint wird von Experten ausfhrlich beschrieben – Bill English hat dieses Buch n„mlich zusammen mit MVPs und Mitgliedern des Office Server Teams bei Microsoft geschrieben. Und das merkt man deutlich an der Qualit„t der Informationen und Erkl„rungen und den insgesamt 1168 Seiten. Hier ein kurzer Themenberblick: Architektur, Bereitstellungsszenarien, Entwurfsvorberlegungen, Empfohlene Vorgehensweisen fr Sicherheit, Hochverfgbarkeit, Leistungsoptimierung, Datensicherung und -Wiederherstellung, Anpassung und L”sungsentwicklung.

Eigentlich w„re das Buch ideal dafr geeignet, von Microsoft zusammen mit Sharepoint 2007 ausgeliefert zu werden – zumal es auch als eBook auf der mitgelieferten CD vorhanden ist.

Das Einrichten einer Entwicklungsumgebung fr Sharepoint ist eine vieldiskutierte Frage und jeder Entwickler hat seine eigenen Vorlieben. Ich pers”nlich verwende Microsoft VirtualPC2007 – nachdem ich zuvor einige Zeit VMWare ausprobiert habe.

Wenn man sich eine Entwicklungsumgebung einrichtet, stellt man sehr schnell fest, dass man noch einen Mailserver ben”tigt, um eMails und Benachrichtigungen verschicken bzw. empfangen zu k”nnen. Microsoft empfiehlt zwar die Verwendung des Exchange Servers, aber dieser ist fr eine Entwicklungsumgebung doch ein paar Nummern zu groá. Fr eine Entwicklungsumgebung reicht mir pers”nlich ein kleiner und handlicher Mailserver v”llig aus.

Bei meiner Suche nach einem kleinen Mailserver fr meine Sharepoint-Entwicklungsumgebung bin ich auf den Anbieter ArGoSoft gestossen. ArGoSoft bietet eine Freeware-Version ihres Mailservers an. Diese Freeware-Version bietet u.a. SMTP, POP3 und eine eigene kleine Benutzerkontenverwaltung.

Wer sich diese Freeware einmal ansehen m”chte: hier ist der Link

Eine weitere Methode beschreibt Reiner Ganser in seinem Blog. Er beschreibt hier die Installation und Konfiguration des SMTP- und POP3-Dienstes unter Windows Server 2003.

Ich finde es immer wieder faszinierend, wenn ich trotz der lange Zeit, die ich mittlerweile mit Sharepoint arbeite, neue bzw. mir unbekannte Features entdecke. Zuletzt ging es mir so vor ein paar Wochen, als ich mir die Stichwort-Suche (Synonym-Suche) von Sharepoint einmal genauer angesehen habe.

Die Stichwortsuche erweitert die normale Suchfunktion von Sharepoint. An einem Beispiel l„át sich die Funktionsweise der Stichwortsuche am einfachsten erkl„ren: in einer Dokumentenbibliothek eines Intranets befindet sich ein Dokument mit dem Namen Notfallplan.doc. In diesem Dokument werden u.a. die Notausg„nge in einem Flur beschrieben. M”chte sich in Mitarbeiter nun z.B. ber die Notausg„nge informieren, gibt er in die Suche das Wort 'Notausgang' ein und erwartet einen entsprechenden Treffer in den Suchergebnissen. Da aber das Wort 'Notausgang' in dem Dokument nicht vorkommt, sondern nur mehrmals das Wort 'Notausg„nge', taucht das entsprechende Dokument nicht in den Suchergebnissen auf. Dieses Ergebnis ist natrlich sehr unbefriedigend und so auch sicher nicht gewnscht – und genau hier kommt die Stichwortsuche zum Einsatz.

In den Websiteeinstellungen findet sich in der Spalte Websitesammlungsverwaltung der Eintrag 'Stichw”rter der Suche' – und diesen schauen wir uns jetzt etwas genauer an. Um unser Problem von oben zu l”sen, mssen wir einfach zum Stichwort 'Notausgang' ein paar Synonyme definieren. In unserem Fall also z.B. das Wort 'Notausg„nge'. Und genau das kann man unter 'Stichw”rter der Suche' machen. Der folgende Screenshot zeigt ein Beispiel:

Durch die Synonyme zu einem Stichwort weiá Sharepoint nun, dass es bei Eingabe des Suchwortes 'Notausgang' auch Suchergebnisse anzeigen soll, die das Wort 'Notausg„nge' enthalten. Damit aber noch nicht genug, denn es gibt noch ein paar interessante Einstellungen.

Zu jedem Stichwort lassen sich mehrere Synonyme definieren – das haben wir bereits gesehen. Zus„tzlich kann man eine selbstverfasste Stichwortdefinition eingeben, die dann auch in den Suchergebnissen (meist am rechten Rand, „hnlich wie bei Google) angezeigt wird. Sch”n ist, dass man diese Stichwortdefinitionen in einem Richtext-Editor eingeben kann. Dadurch sind dann auch Formatierungen und Hervorhebungen m”glich.

Weiterhin kann man zu jedem Stichwort auch sogennante beste Suchergebnisse hinzufgen. Hierbei handelt es sich nicht um selbstverfassten Text, sondern um Links auf externe Verweise. Man k”nnte also zu einem Stichwort einen Link auf die entsprechende Definition in Wikipedia hinzufgen. Auch dieser Link wrde „hnlich wie die Stichwortdefinition am rechten Rand der Suchergebnisse dargestellt werden.

Zu diesen Einstellungen kann man einen Gltigkeitszeitraum und einen Verantwortlichen definieren. Nach Ablauf der Gltigkeit eines Stichworts wird der Verantwortliche per eMail darber informiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Synonymliste, die Stichwortdefinition und die besten Suchergebnisse zu einem Stichwort aktuell und gepflegt bleiben.

Hier noch ein Screenshot mit den beschriebenen Einstellungen:

Eventhandler sind ein sehr praktisches Feature in WSS bzw. Sharepoint, um die M”glichkeiten von Listen und Bibliotheken um eigene Funktionen zu erweitern. Jede Sharepoint-Liste bzw. -bibliothek ist in der Lage, verschiedene Events in Abh„ngigkeit der jeweiligen Situation auszul”sen. An diese Events kann man selbst-programmierte Eventhandler koppeln, die aufgerufen werden, sobald die Liste oder die Bibliothek diesen Event ausl”st. Dazu erstellt man eine Assembly, die den eigentlichen Eventhandler enth„lt (z.B. mit VS2005 und der WSS3-Erweiterung), kopiert diese in den GAC und verbindet diese Assembly mit der gewnschten Liste und dem gewnschten Event. Wer weitergehende Informationen ber das Programmieren von Eventhandlern sucht, findet diese im SDK unter dem Stichwort: SPItemEventReceiver.

Ein einfaches Beispiel: bei einem Kundenprojekt gab es die Anforderung, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter nur einen einzigen Eintrag in einer speziellen Liste erstellen durfte. Solange es bereits einen Eintrag von einem Mitarbeiter gibt, sollte es ihm nicht erlaubt sein, einen zweiten Eintrag zur Liste hinzuzufgen. Diese Funktion l„át sich einfach mit einem eigenen Eventhandler l”sen. Die Liste l”st jedesmal kurz bevor ein Eintrag hinzugefgt werden soll, das Event ItemAdding aus. Ich habe einen einfachen Eventhandler programmiert, der prft, ob der aktuelle Benutzer bereits einen Eintrag in der Liste erstellt hat. Wird der Eventhandler bei der Prfung nicht fndig, wird das Hinzufgen erlaubt, ansonsten verboten.

Ein solcher Eventhandler ist schnell programmiert, aber das Registrieren des Eventhandlers ist leider sehr unhandlich bzw. umst„ndlich.

Offensichtlich gab es bei U2U „hnliche Probleme, denn Patrick Tisseghem hat ein Tool geschrieben und ver”ffentlicht, welches das Registrieren von programmierten Eventhandlern sehr vereinfacht. Ich kann dieses Tool nur jedem empfehlen, der sich mit Eventhandlern besch„ftigt.

Hier der Link zu Patrick Tisseghem's Artikel

Hinweis: Brian Wilson hat in seinem Blog weitere interessante Informationen ber Eventhandler zusammengetragen:

Hier der Link zu seinem Artikel

Die Inhaltsdatenbank (Content-Database) ist das Herzstck einer Sharepoint Webanwendung, denn hier wird der gesamte Inhalt einer Webanwendung gespeichert. Allein diese Tatsache reicht mir pers”nlich aus, um hier den Aufkleber 'Finger weg, wenn es nicht unbedingt n”tig ist' anzubringen.

Es gibt aber zwei Situtationen, in denen man nicht vermeiden kann, direkt mit einer Inhaltsdatenbank zu arbeiten:

• das šbertragen einer Webanwendung vom Entwicklungssystem auf den produktiven Server
• das Sichern bzw. Wiederherstellen nach einem Server-Crash

Im Folgenden m”chte ich ein Verfahren beschreiben, wie man eine Webanwendung bzw. deren Inhaltsdatenbank von einem Server auf einen anderen bertr„gt. Dieses Verfahren wende ich an, um eine Webanwendung von einem Entwicklungssystem auf den produktiven Server zu bertragen. Eine „hnliche Vorgehensweise bietet sich aber auch nach einem Server-Crash an, um die hoffentlich vorhandene Sicherung der Inhaltsdatenbank auf einem neuen Server wiederherzustellen.

Zuerst ben”tigt man den Namen der zu aktuellen Webanwendung geh”renden Inhaltsdatenbank. Diesen bekommt man am einfachsten, indem man die Websitesammlungsliste aus der Zentraladministration ”ffnet. Hier w„hlt man die gewnschte Webanwendung aus und neben Titel und URL wird hier dann auch unter Datenbankname der Name der zugeh”rigen Inhaltsdatenbank angezeigt.

Nun wechseln wir zum SQLServer und ”ffnen das Management-Studio. Links im Objekt-Explorer finden wir unter Datenbanken die Inhaltsdatenbank unserer Webanwendung. Wir ”ffnen das Kontext-Men durch einen Rechtsklick auf die Inhaltsdatenbank und w„hlen Tasks und danach Sichern… aus (siehe Screenshot)

In dem folgenden Dialog w„hlen wir unter Sicherungstyp die Einstellung Vollst„ndig und etwas weiter unten einen Speicherort fr die Sicherung aus. Danach k”nnen wir die Sicherung starten und nach einer Weile heftiger Festplattenaktivit„t wird uns -hoffentlich- der Erfolg der Sicherung angezeigt.

Nun wechseln wir auf den produktiven Server – oder im Falle einer Disaster-Recovery auf den neuen, funktionsf„higen Server. In der Zentraladministration w„hlen wir wieder die Anwendungsverwaltung aus und erstellen eine neue Webanwendung – nach M”glichkeit sollten Namen und Port der neuen Webanwendung identisch sein mit dem Namen und dem Port der gesicherten Webanwendung. Da wir die Inhaltsdatenbank sp„ter ersetzen, k”nnen wir an dieser Stelle die Vorgabe fr den Datenbanknamen bestehen lassen.

Nach einem Klick auf OK wird es einige Zeit dauern, bis Sharepoint die neue Webanwendung erstellt hat – Zeit fr eine kurze Kaffee-Pause …

Wenn Sharepoint die neue Webanwendung erfolgreich erstellt hat, w„hlen wir in der Zentraladministration unter Anwendungsverwaltung den Eintrag Inhaltsdatenbanken aus – wir wollen nun die neue Inhaltsdatenbank durch die gesicherte Inhaltsdatenbank ersetzen.

Im folgenden Fenster Inhaltsdatenbanken verwalten w„hlen wir die soeben erstellte, neue Webanwendung aus und in der Spalte Datenbankname sollte nun der Name der neuen Inhaltsdatenbank angezeigt werden (siehe Screenshot)

Wir klicken nun auf den angezeigten Namen der neuen Inhaltsdatenbank – die Inhaltsdatenbankeigenschaften werden nun angezeigt. Wir aktivieren den Eintrag Inhaltsdatenbank entfernen und klicken hoffnungsvoll und voller Selbstvertrauen auf OK (siehe Screenshot)

Wenn die Inhaltsdatenbank erfolgreich gel”scht wurde, wechseln wir wieder zurck zu Inhaltsdatenbanken verwalten und prfen, ob unsere neue Webanwendung noch ausgew„hlt ist. Da wir soeben die Inhaltsdatenbank gel”scht haben, sollte bei unserer neuen Webanwendung keine Inhaltsdatenbank mehr angezeigt werden. Wir legen nun manuell eine neue Inhaltsdatenbank an und k”nnen die Zentraladministration voerst schlieáen.

Wir wechseln wieder zurck zum SQLServer und dem Management Studio. Dort klicken wir mit der rechten Maustaste auf Datenbanken und w„hlen im Kontext-Men Datenbank wiederherstellen… aus. Im folgenden Dialog w„hlen wir unsere Dateisicherung der alten Inhaltsdatenbank aus – der Datenbankname unter In Datenbank wird nach dem Ausw„hlen der Dateisicherung automatisch ausgefllt. (siehe Screenshot)

Nach wiederum heftiger Festplattenaktivit„t sollten wir nach einer Weile die Best„tigung fr die erfolgreiche Wiederherstellung angezeigt bekommen. Wir k”nnen das Management Studio nun schlieáen.

Im n„chsten Schritt verbinden wir die soeben wiederhergestellte Inhaltsdatenbank mit unserer noch Inhaltsdatenbanklosen neuen Webanwendung. Dies klappt am besten, indem wir uns an das gute alte DOS-Fenster erinnern und das bekannte Sharepoint-Universaltool STSADM benutzen. Dieses findet sich -bei einer deutschsprachigen Installation- unter ProgrammeGemeinsame DateienMicrosoft Sharedweb server extensions12BIN – oder wie man bei Microsoft sagt: im 12-hive.

Um unsere wiederhergestellte Inhaltsdatenbank mit der neuen Webanwendung zu verbinden, ist folgender Aufruf n”tig:

STSADM -o addcontentdb -url <http://webserver:port> -databasename <datenbankname> -databaseserver <Server>

Ersetzen Sie <http://webserver:port> durch die bei Ihnen verwendeten Einstellungen fr Webserver und Port (natrlich ohne die eckigen Klammern). Ersetzen Sie weiterhin <datenbankname> durch den Namen der wiederhergestellten Datenbank und <Server> durch den Namen des Datenbankservers (nicht mit dem Webserver verwechseln!). Hier ein Screenshot aus einem meiner Projekte:

Nach einem kurzen Moment sehen Sie hoffentlich auch die Meldung, dass der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde.

So – fast geschafft – es fehlt jetzt nur noch ein kurzer und schneller IISRESET.

Ein schneller Test: in der Zentraladministration sollte unsere neue Inhaltsdatenbank im Fenster Inhaltsdatenbanken verwalten bei der entsprechenden Webanwendung angezeigt werden.

Wenn dem so ist, dann k”nnen wir nun einen Webbrowser starten … unsere Webanwendung sollte nun wieder vorhanden sein.

Wenn alles geklappt hat, w„re es jetzt Zeit fr eine entspannende und beruhigende Tasse … Tee

Dustin hat einen sehr guten und informativen Vortrag ber den Sharepoint-Designer auf der diesj„hrigen Tech-Ed in Orlando gehalten.

Leider ist die Bildschirmdarstellung sehr klein geraten (man erkennt wenig), aber der Vortrag ist beraus informativ und sehenswert.

Ich bin ehrlich gesagt immer wieder erstaunt, wieviel man mit dem Sharepoint-Designer und dem DataView-Webpart machen kann. Nachdem ich mir Dustin's Vortrag angesehen habe, habe ich beschlossen, mir das DataView-Webpart nochmals genauer anzuschauen und mehr mit dem DataView-Webpart zu machen – jetzt fehlt mir nur noch ein verregnetes Wochenende …

Link zum Webcast

Tobias Zimmergren hat in seinem Blog einen sehr interessanten Artikel geschrieben, wie man das Men 'Websiteaktionen' (in Englisch: 'Site Actions') um eigene Eintr„ge erweitern kann.

Zwar zeigt er nur, wie man einen Link hinzufgen kann, aber er macht dies sehr professionell mit Hilfe eines Features.

Hier der Link zu seinem Artikel

Bei einem Kundenprojekt ging es darum, einen RSS-Feed in einem Sharepoint-Portal anzuzeigen. Dies sollte eigentlich eine einfache Sache sein: RSS-Webpart auf der Seite platzieren und die URL des RSS-Feeds eintragen – fertig!

Aber der RSS-Webpart meldete einen Verbindungsfehler, nachdem er versucht hatte, sich zu verbinden. Nach einigem Suchen bin ich dem Problem dann aber doch auf die Spur gekommen. Obwohl in den Interneteinstellungen des Servers bereits ein Proxy definiert war, griff der Webpart ohne diesen Proxy auf das Internet zu. Offensichtlich verwendete der Webpart den eingestellten Proxy nicht.

Abhilfe: in der web.config muss der Proxyserver nochmals eingetragen werden. Dazu gibt es zwei M”glichkeiten:

Wenn der Systemproxy verwendet werden soll, sieht der Eintrag in der web.config so aus:

Wenn ein eigener Proxyserver (in diesem Fall: http://proxy.local/ ber Port 8080) verwendet werden soll, sieht der Eintrag in der web.config so aus:

Mit diesen Einstellungen sollte der Sharepoint RSS-Webpart RSS-Feeds anzeigen k”nnen.

Am 5.7.2007 hatten wir (die TechniData IT-Service GmbH) Kunden und Interessierte zu unserem ersten Technolgietag eingeladen. Neben eher Hardware-orientierten Themen aus dem Bereich "Hosting und Server" durfte auch ich einen Vortrag ber das Thema "Optimierung und Produktivit„tssteigerung durch Office 2007 und MOSS 2007" halten. Ich habe meinem Auditorium 26 Powerpoint-Folien und eine Live-Demo zugemutet – dennoch (oder gerade deswegen?) war das Feedback berraschend positiv.

Zwar war es nur ein kleiner Bericht in den Badischen Neuesten Nachrichten, aber da ich sonst nicht allzu h„ufig in Zeitungsartikeln erw„hnt werde …

In der Ausgabe vom 12.7.2007 wurde in den Badischen Neuesten Nachrichten dieser Artikel ver”ffentlicht:

Nachtrag: eine Zusammenfasung unseres ersten Technologietages findet sich auch auf unserer Homepage. Hier kann man sich auch die Powerpoint-Folien (als PDF-Dateien) aller Referenten laden.